QUY ĐỊNH ĐẢM BẢO AN TOÀN, AN NINH TRONG CUNG ỨNG DỊCH VỤ BƯU CHÍNH

I: QUY ĐỊNH NIÊM PHONG BƯU PHẨM BƯU KIỆN

• MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn này là hướng dẫn về nghiệp vụ niêm phong, đai thít BP – BK, bao gồm các bước các công đoạn thực hiện nghiệp vụ niêm phong nhằm ngăn ngừa trộm cắp, tráo đổi hay làm suy suyển nội dung BP – BK, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và xây dựng hình ảnh thương hiệu của Beelog.

• PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho: nhân viên khai thác và các bộ phận có liên quan

• ĐỊNH NGHĨA

1. Niêm phong BP – BK: Là đóng kín nội dung của BP – BK và ghi dấu hiệu để không cho phép tự ý mở, đảm bảo nội dung bên trong được giữ nguyên, đầy đủ.

2. Băng keo niêm phong: Là loại băng keo đặc chủng có in logo, số hotline và màu theo mẫu của Beelog.

3. Dây đai: Là vật phẩm được làm bằng chất liệu có độ mềm dẻo cao, sử dụng để thít đai lớp ngoài cùng của kiện hàng. Dây đai được nhuộm màu theo khu vực để quản lý (CNMB màu vàng, CNMT màu trắng, CNMN màu nâu).

• NGUYÊN TẮC CHUNG

• Chỉ sử dụng vật tư niêm phong theo mẫu do Beelog quy định và phát hành, các loại vật tư khác không được coi là niêm phong.
• Dây đai thít là lớp niêm phong ngoài cùng và có chức năng bảo vệ kiện hàng, không dùng để câu, móc, nâng hạ kiện hàng.
• Nếu hàng hóa có hóa đơn hoặc các giấy tờ hướng dẫn sử dụng đi kèm phải bỏ bản gốc vào trong thùng hàng, dán bản copy bên ngoài thùng để phục vụ công tác quản lý và vận hành.

• NỘI DUNG

1. Bước 1: Kiểm tra vật liệu, đặc tính của vật liệu sử dụng làm bao bì của BP – BK
2. Bước 2: Đối chiếu với tiêu chuẩn bao bì như sau:

Nếu bao bì của BP – BK đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tiến hành thực hiện bước 3, trường hợp không đáp ứng đủ yêu cầu đóng gói lại.

1. Bước 3: Niêm phong bằng băng keo chuyên dụng

Dùng băng keo đặc chủng chỉ dán một lớp duy nhất trực tiếp vào bề mặt vỏ thùng, tại các vị trí có thể mở nắp thùng, không dán đè lên băng keo thông thường.

1. Bước 4: Niêm phong bằng dây đai

Thít dây dọc trước, dây ngang sau. Dây ngang phải gấp đầu ôm vào dây dọc trước khi Khóa kẹp để đảm bảo các dây ngang và dọc được liên kết chặt, không thể tháo ra bằng tay. Làm theo hình vẽ mô phỏng.

Yêu cầu:

• Chất lượng dây đai: Dây thít có quy cách 14mm x 0,7mm, có độ mềm dẻo cao để đảm bảo dây được thít chặt không làm vỡ méo thùng và tiết kiệm chi phí.
• Số lượng dây thít: Áp dụng đóng đai thít đối với những kiện có kích thước từ 30cm trở lên và thít 2 dây (1 ngang, 1 dọc). Cứ mỗi 30cm tiếp theo sẽ thít thêm một dây (60cm thít 2 dây, 90cm thít 3 dây).
• Độ căng: Khi thít dây cần rút đủ căng và ép sát vỏ thùng, đảm bảo không thể dùng tay để gỡ dây đai ra được.
• Khóa kẹp: Vị trí đặt khóa kẹp phải ở trên mặt thùng hàng, quay mép vào trong, lưng quay ra ngoài.

II: QUY ĐỊNH NIÊM PHONG TẢI GOM

• MỤC ĐÍCH

Đây là hướng dẫn về nghiệp vụ niêm phong tải gom bằng dây seal, giúp cho tải gom luôn được an toàn, nguyên trạng và đầy đủ cả về số lượng và trọng lượng, đồng thời góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và xây dựng hình ảnh thương hiệu của Beelog.

• PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho: nhân viên PGD, nhân viên khai thác và các bộ phận có liên quan

• ĐỊNH NGHĨA

• Seal: Là thẻ nhựa có in logo Beelog và mã số hoặc mã vạch do công ty cung cấp để nhận diện đơn vị quản lý và sử dụng seal.
• Dây thít: Là vật phẩm làm bằng chất liệu có độ mềm dẻo cao, sử dụng để thít cổ tải.
• Tải gom: Là tải chuyên dụng Jumbo chứa các BP – BK có trọng lượng tính cước đến 10kg hoặc kích thước vừa để đóng vào tải gom.

• NGUYÊN TẮC CHUNG

• Chỉ sử dụng seal có mã vạch hoặc mã số do công ty cung cấp. Sử dụng lần lượt số seal từ thấp đến cao.
• Hằng tháng, đơn vị quản lý và sử dụng Seal có trách nhiệm gửi cho lãnh đạo Chi nhánh báo cáo đầy đủ số lượng Seal đã được cấp trong kỳ bao gồm: tổng số seal được cấp, số seal đã sử dụng, số seal hủy, số seal còn tồn.
• Những Seal bị hư hỏng hoặc bị hủy: đơn vị quản lý Seal phải thu hồi đầy đủ và trả về cho chi nhánh tiêu hủy.
• Tải gom có các dấu hiệu bất thường buộc phải giữ lại để lập biên bản sự vụ đồng thời lưu lại seal và thông báo về bộ phận QLCL xử lý.
• Mọi vấn đề phát sinh với tải gom, trách nhiệm được quy về bộ phận nhận bàn giao hoặc bộ phận đang tiếp quản tải gom.
• NỘI DUNG

• Hướng dẫn niêm phong tải gom bằng seal

Bước 1: Chuẩn bị seal, dây thít

           Bước 2: Tạo bảng kê tiết, nhập toàn bộ dẫy số trên seal đã chuẩn bị ở bước 1 vào hệ thống.

           Bước 3: Đóng tải gom

           Lưu ý:

• Cho bảng kê chi tiết vào trong tải gom trước khi sang bước 4;
• Tuyệt đối không được đóng BP – BK có nội dung là chất lỏng, dung dịch vào trong tải.
• Tổng trọng lượng BP-BK đảm bảo sau khi đóng tải hoặc thùng luân chuyển tối đa là 30kg.

           Bước 4: Niêm phong cổ tải gom

• Thít cổ tải:

Yêu cầu:

+ Dây thít phải được thít căng, cố định chặt vào cổ tải

+ Tải gom sau khi thít phải căng, chắc chắn

• Thít dây seal đã chọn ở bước 1 vào cổ tải, ngay cạnh dây thít. Đồng thời sử dụng băng keo chuyên dụng để quấn chặt cổ tải.

Yêu cầu:

+ Dây seal phải được thít căng, cố định chặt vào cổ tải

+ Dây seal không được thít đè lên dây thít.

           Bước 5: In label và dán lên mặt băng keo niêm phong cổ tải:

• Cân trọng lượng thực tế của tải;
• Nhập số cân thực tế của tải gom vào hệ thống để in Label.

Yêu cầu:

+ Nội dung Label cần có đủ các thông tin như mẫu:

+ Quy định trọng lượng tải gom/thùng luân chuyển:

• Trọng lượng tối đa: 30kg
• TTL Kiện < TL Túi/thùng =< TL Túi/thùng + Sai số cho phép
• Sai số cho phép: Túi Jumbo = 900gr; LC50 = 4000gr; LC40 = 2500gr

• In label, nhân viên đóng tải ký tên và dán lên mặt băng keo niêm phong cổ tải để đảm bảo label được dán phẳng và chắc chắn.
• Dùng băng keo không màu dán đè lên label.
• Bàn giao tải gom

Bên tiếp nhận kiểm tra kỹ trạng thái tải gom theo mục II (Hướng dẫn tiếp nhận BP – BK theo bảng kê trung chuyển) của hướng dẫn tiếp nhận BP – BK thuộc Quy trình khai thác bao gồm: Đối chiếu mã seal thực tế và trên Label /bảng kê chi tiết, kiểm tra niêm phong, trọng lượng, vỏ của tải gom…

• LƯU Ý CHUNG

1. Một số dấu hiệu bất thường

• Số seal không khớp với label/bảng kê;
• Dây thít cổ tải có dấu hiệu bị khui mở và buộc lại;
• Tải gom được niêm phong bằng những vật liệu không phải do Công ty phát hành;
• Vỏ tải gom bị rách; có chất lỏng rò rỉ ra ngoài;
• Nội dung bên trong là hàng dễ vỡ có hiện tượng vỡ, dập…

1. Khi đóng, mở tải gom, bàn giao tải gom phải được thực hiện tại khu vực có camera và đảm bảo camera có thể ghi hình được rõ ràng.
2. Khi phát hiện tải gom có dấu hiệu bất thường xử lý như sau:

Bước 1: Chụp ảnh hiện trạng trước khi mở tải gom

Yêu cầu: Ảnh cổ tải cận cảnh, ảnh cổ tải toàn tải gom, ảnh seal, ảnh vỏ tải gom.

Bước 2: Khui mở tải kiểm tra

Yêu cầu:

+ Thực hiện tại khu vực camera có thể ghi hình như mục 2 phần này

+ Quay lại video toàn bộ quá trình khui mở tải kiểm tra

Bước 3: Lập biên bản đồng kiểm

Yêu cầu: Mô tả rõ tình trạng trước khi khui ở và sau khi khui mở đồng kiểm, có chữ ký xác nhận của các bên tham gia.

Bước 4: Chuyển chứng từ liên quan cho bộ phận quản lý chất lượng xử lý

+ Biên bản đồng kiểm

+ Hình ảnh chụp ở bước 1 và video ở bước 2

+ Seal cắt từ tải ra

+ Bảng kê

• HIỆU LỰC VÀ TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày … tháng … năm ….., thay thế các văn bản của Công ty trước đây về nội dung này.