QUY TRÌNH, HƯỚNG DẪN CHUYỂN HOÀN, CHUYỂN TIẾP BƯU PHẨM, BƯU KIỆN
A.    MỤC ĐÍCH
        Hướng dẫn này giúp làm rõ nội dung của quy trình khai thác BP – BK như sau:

B.    PHẠM VI ÁP DỤNG
        Áp dụng cho: Nhân viên giao nhận và tiếp thị (xe máy), nhân viên giao nhận ô tô, nhân viên điều hành, nhân viên giao dịch, nhân viên khai thác và các bộ phận liên quan.

C.    ĐỊNH NGHĨA
I.    BP – BK chuyển hoàn
    1.    BP – BK bị người nhận từ chối nhận; BP – BK không tìm được địa chỉ của người nhận; BP, BK chưa được phát nhưng phải hoàn lại theo yêu cầu của người gửi; BP-BK hết thời gian lưu kho theo quy định.
    2.     BP – BK thừa hàng, thiếu hàng, sai nội dung hàng hóa, thiếu chứng từ; BP – BK bị hư hỏng, người nhận không nhận phải hoàn về cho người gửi.
    3.    BP – BK chuyển hoàn là BP – BK vi phạm điều kiện kết nối hàng không, người gửi không có nhu cầu chuyển đổi dịch vụ đường bộ.

II.     BP – BK chuyển tiếp
   1.    BP – BK lạc tuyến
   2.    BP – BK do người gửi ghi sai địa chỉ người nhận; BP, BK người nhận đã chuyển đi địa chỉ khác mà người gửi có yêu cầu chuyển tiếp đi địa chỉ khác.
  3.    BP – BK do phong bì (địa chỉ phát trên kiện hàng) khác phiếu gửi phải chuyển tiếp về đúng địa chỉ người nhận.

D.    NỘI DUNG
I.    Hướng dẫn chuyển hoàn
1.1.    BP – BK chuyển hoàn là bưu phẩm có đặc điểm (1) và (2) mục I phần C (ĐỊNH NGHĨA) của hướng dẫn này
   Bước 1: Cập nhập kết quả phát “chuyển hoàn” và thể hiện rõ lý do vào hệ thống
   Bước 2: Thể hiện thông tin “Chuyển hoàn” lên tờ vận đơn
   Bước 3: Lập bảng kê trung chuyển chuyển hoàn PGD gốc
   Lưu ý: BP – BK chuyển hoàn lập riêng bảng kê trung chuyển

1.2.    BP – BK chuyển hoàn là bưu phẩm có đặc điểm (3) mục I phần C (ĐỊNH NGHĨA) của hướng dẫn này
   Bước 1: NVKT SB tiếp nhận BP – BK từ đối tác
   Bước 2: Thông báo cho PGD gốc, đội trưởng đội khai thác thông tin BP – BK phải chuyển hoàn.
   Bước 3: Nhận vận đơn sai quy trình vào hệ thống
   Bước 4: Kết nối BP – BK về TTKT
   Bước 5: TTKT tiếp nhận, lập bảng kê trung chuyển kết nối về PGD gốc
   Bước 6: PGD gốc tiếp nhận, phát cho khách hàng

II.    Hướng dẫn chuyển tiếp BP, BK
2.1.    Chuyển tiếp BP – BK lạc tuyến
a.    Trường hợp lạc tuyến nội thành
   •    BP – BK sử dụng dịch vụ Hỏa tốc
   Bước 1: Nhập kho vào PGD
   Bước 2: Phát BP – BK theo đúng hướng dẫn phát BP – BK
   Bước 3: Lập biên bản chất lượng cho TTKT lỗi kết nối lạc tuyến
   •    BP – BK sử dụng dịch vụ CPN, Đường bộ
   Bước 1: Nhập kho vào PGD
   Bước 2: Cập nhập trạng thái lạc tuyến vào hệ thống
   Bước 3: Lập bảng kê kết nối về TTKT
   Bước 4: Lập biên bản chất lượng cho TTKT lỗi kết nối lạc tuyến

b.    Trường hợp lạc tuyến liên tỉnh
   Bước 1: Nhập kho vào đơn vị
   Bước 2: Cập nhập kết quả phát “lạc tuyến”
   Bước 3: Tích chọn Tab chuyển tiếp mục cập nhập kết quả phát
   Bước 4: Quét vận đơn cần chuyển tiếp, thể hiện lý do “lạc tuyến” vào phần ghi chú
   Bước 5: Kết nối về TTKT đúng tuyến theo đúng quy trình khai thác
   Bước 6: Lập biên bản lỗi chất lượng “lạc tuyến” cho TTKT gửi đến

2.2.    Chuyển tiếp BP – BK không phải lạc tuyến
a.    Trường hợp chuyển tiếp nội thành
   Bước 1: Tiếp nhận thông tin yêu cầu chuyển tiếp từ PGD gốc
   Bước 2: Xác nhận chuyển tiếp trên hệ thống và nhập địa chỉ phát mới
   Bước 3a: Trường hợp BP – BK sử dụng dịch vụ Hỏa tốc hoặc dịch vụ CPN, đường bộ nhưng trong khu vực phát của đơn vị: Lập bảng kê phân công     phát cho NVGN theo địa chỉ mới
   Bước 3b: Trường hợp BP – BK sử dụng dịch vụ CPN, đường bộ nhưng ngoài khu vực phát của đơn vị: Thể hiện địa chỉ mới lên tờ vận đơn, lập bảng kê riêng kết nối về TTKT

b.    Trường hợp chuyển tiếp liên tỉnh
   Bước 1: Tiếp nhận thông tin yêu cầu chuyển tiếp từ PGD gốc
   Bước 2: Xác nhận chuyển tiếp trên hệ thống và nhập địa chỉ phát mới
   Bước 3: Thể hiện địa chỉ mới lên tờ vận đơn
   Bước 4: Lập bảng kê riêng kết nối về TTKT nhận